Tips för videomöten vid distansarbete

Ingen kan ha undgått att en snabb omställning av hur möten och sammankomster genomförs just nu, på grund av Covid-19 som sprider sig över världen. Väldigt många instrueras att jobba hemifrån och ta möten via video på datorn eller mobilen, t.ex. Skype eller Zoom. Det kan för en del vara ett nytt sätt att arbeta, och därför vara ovant och lite obekvämt för många.

Hos oss på Ignition har vi i många år använt oss av digitala verktyg för distansarbete, inlärning och möten och detta är också verktyg vi till mycket stor del använder oss av i våra kompetensprogram för distansstudier och kommunikation med deltagare. Vi har varje dag videomöten med deltagare i vårt kunskapsprogram Fast Track, både i grupp och enskilt, samt mellan kollegor. Det är inte svårt att genomföra detta, men det krävs lite förkunskaper och insikter i hur tekniken ska och bör användas för att få ett lyckat videomöte!

Nedan listar vi några av de viktigaste punkterna för att kunna ha ett lyckat videomöte och vara fortsatt produktiv, något vi baserar på många års erfarenhet av att jobba på detta sättet.

Våra bästa tips när du använder videomöten

  • Respektera starttiden, var hellre någon minut tidig än någon minut sen. Detta gäller i allra högsta grad moderatorn eller mötesvärden
  • Testa din utrustning innan mötet. Att gå med i ett videomöte utan fungerande utrustning, t.ex. trasigt headset, kan störa mötet eller försena starttiden
  • Om du är moderator, välkomna alla deltagare en och en, det gör att deltagarna i mötet blir sedda och börjar ett mötesätt som de kanske är ovana med på ett positivt sätt
  • Videomöten kräver bättre struktur än vanliga fysiska möten, och även moderering. Innan mötet, gå ut med tydlig agenda och mål och hur strukturen/moderering ska gå till. T.ex. genom handuppräckning för turordning om vem som pratar näst vid diskussioner. Då slipper ni prata över varann
  • Se till att införskaffa en bra mikrofon, eller ett bra headset. Undvik helst att använda den inbyggda mikrofonen i datorn eller i mobilen, då det sällan fungerar bra i rum med dålig akustik. Dålig akustik eller ljudupptagning där deltagarna inte hör vad du säger ordentligt gör mötet mycket mer ansträngande för de andra deltagarna i mötet
  • Titta inte på dig själv på din skärm, utan titta rakt in i kameran. Då upplevs det som att du ser den andra personen på andra sidan skärmen i ögonen. Det ger bättre kontakt med alla mötesdeltagare
  • Har någon sämre uppkoppling, be den tillfälligt stänga av kameran då video drar mer bandbredd än bara ljudet
  • Stäng av ljudet på din mikrofon när du inte pratar för att inte störa den som för tillfället pratar eller de andra som lyssnar
  • Se till att alla som kan har sin kamera påslagen. Det skapar en bättre känsla av att alla är med i mötet
  • Tänk på att vara mycket mer kortfattad i diskussioner då videomöten har lättare tendens att frångå agendan. Moderation är viktigt i videomöten
  • Tänk på ditt kroppsspråk. Precis som du måste tänka på detta vid fysiska möten, men med en kamera riktad mot dig är du alltid i fokus för alla i mötet. Du och din omgivning syns och märks mycket tydligt i videomöten
  • Sätt mobilen på ljudlöst, stäng mailen och andra arbetsuppgifter som du har framför dig på skärmen när du är uppkopplad i mötet. Det märks mycket tydligt när du fokuserar på något annat än videomötet
  • Om du vet att någon eller några är mer försiktiga med input och åsikter, eller kanske mer introverta, kom ihåg att fråga dem specifikt efter input annars kanske du missar viktig information eller feedback